Главная › Новости

Как правильно написать служебное письмо

Опубликовано: 01.09.2018

В чем разница между Докладными и служебными записками?

Служебная записка

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок. осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

Хотя форма написания служебной записки – произвольная, следующие реквизиты следует учитывать при ее составлении: «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже); наименование документа – Служебная записка; дата составления и номер; заголовок к тексту документа — говорит о предмете служебной записки; текст документа – сначала идет описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба; должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора.

Шаблоны деловых писем - Антон Краснобабцев

Локальное общение на предприятии между структурными подразделениями происходит с помощью согласованных письменных форм. Служебное письмо включает в себя массу информации.

Но основным предназначением служебного письма является все донесение определенных сведений до адресата. Несмотря на внутреннее общение предприятия, документ должен обладать правильными реквизитами, и иметь юридическую силу.

Лекция 1.2. Правила подготовки делового письма

По специальной прямой ссылке можно бесплатно скачать образец служебного письма, и применить его в собственной практике делопроизводства.

Государственные учреждения не испытывают потребности разработки бланков, поскольку имеют в штате лиц, занимающихся подобной деятельностью. Сотруднику предприятия всего лишь требуется внести текст, и вывести готовый документ на печать. Все реквизиты, печати, штампы и расстановка границ уже установлены.

При оформлении служебного сообщения стоит придерживаться главного принципа: текст должен затрагивать только один вопрос или проблему. Содержание должно быть сжатым, конкретным, без дополнительных литературных оборотов и эмоциональных составляющих автора.

По-середине титульного листа должны быть обозначены фирменные данные;

Справа, вверху указываются реквизиты адресата;

Посередине листа уважительное обращение к автору, возможно по имени и отчеству;

Краткое пояснение предшествующих обстоятельств;

Доклад обстановки и события, породившего потребность написания данного сообщения;

Выводы, предложения;

Подпись, расшифровка.

Смысл написанного должен быть понятен читателю, все факты должны быть достоверными и мотивированными.

В служебном сообщении формируются не вымышленные правила поведения, а реальные события. В подтверждение к данному обстоятельству автор, обычно, приобщает доказательства и сопровождающие листы. Количество экземпляров может быть разным, в зависимости от необходимого требования.

В конце должна стоять подпись и расшифровка составителя или вышестоящего руководителя. Печать в подобных обращениях на ставится.

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например: Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера).

Этим вы облегчите обработку почты.

Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк?

В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение. Ниже указывается наименование документа и его номер.

Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.

Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.

Служебное письмо: правила оформления и рекомендации по составлению

Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму.

Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.

В таком документе приглашают адресата принять какое-либо участие в мероприятии. Такое письмо может быть направлено, как конкретному человеку, так и организации.